YEAR END PARTY , TẠI SAO NÊN CHỌN DỊCH VỤ TỔ CHỨC CHUYÊN NGHIỆP THAY VÌ TỰ TỔ CHỨC?

Thời điểm cuối năm là khoảng thời gian bận rộn khi tất cả nhân viên phải hoàn thiện toàn bộ công việc của năm cũ trước khi nghỉ tết Nguyên Đán. Chính vì thế mà việc tổ chức tiệc cuối năm phải sắp xếp được thời gian phù hợp với lịch trình làm việc của công ty để đảm bảo số lượng người tham dự được đông đủ.
Bên cạnh đó, còn nhiều khó khăn khác dẫn đến bữa tiệc không được trọn vẹn. Vậy nên các doanh nghiệp có xu hướng thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín bởi những lý do sau:

Ảnh 1. Year End Party là một sự kiện quan trọng

1. Tiết kiệm thời gian

Khi lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện thì các tổ chức, doanh nghiệp sẽ mất một khoảng thời gian dài cho công tác chuẩn bị. Vậy tại sao không để công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác tổ chức, tiết kiệm thời gian.

Công ty sự kiện sẽ lên ý tưởng, chủ đề, cũng như kịch bản chi tiết cho sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp một cách phù hợp.

2. Giảm thiểu rủi ro phát sinh trong chương trình Year End Party

Rủi ro là yếu tố khó có thể tránh khỏi. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, người tổ chức thường khó có thể lường trước được hết các vấn đề phát sinh và kiểm soát:

• Kế hoạch không rõ ràng, chi tiết, chương trình không diễn ra đúng thời gian.
• Chủ đề, kịch bản nhàm chán, rời rạc.
• Ngân sách bị vượt kế hoạch, phát sinh nhiều khoản chi phí không lường được, không có chứng từ quyết toán.
• Nhân sự phân công không hợp lý, điều phối giữa các phòng ban không thuận lợi, rất dễ xảy ra mâu thuẫn trong nội bộ các phòng ban/bộ phận trong tổ chức.

Ngược lại, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thường xuyên tổ chức các chương trình này, họ thường có phương án dự phòng, kịch bản xử lý các tình huống, chuẩn bị các giải pháp để giảm thiểu rủi ro, nhưng vẫn đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.

3. Đảm bảo sáng tạo, độc đáo 

Các đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ là nhà tổ chức mà còn là người cố vấn, người đưa ra nhiều ý tưởng, định hướng mới và luôn chỉn chu, chăm chút cho từng hoạt động sự kiện để đảm bảo chương trình hoàn hảo. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn nhiều chương trình phù hợp, cập nhật ý tưởng mới để với xu thế nhưng vẫn đảm bảo chương trình độc đáo, giữ được nét riêng của tổ chức và hơn hết là đáp ứng đúng kịch bản, đúng thời gian, được chạy thử các chương trình then chốt của sự kiện.

Ngoài ra, các tổ chức, doanh nghiệp còn có thể nhận được những giải pháp độc đáo, sáng tạo về quà tặng cho toàn bộ các thành viên, cũng như được cung cấp các xu hướng công nghệ mới nhất, tạo hiệu ứng độc đáo, giúp chương trình trở nên hấp dẫn, sinh động hơn.

Ảnh 2. Các đơn vị tổ chức sự kiện luôn đảm bảo sự kiện diễn ra sáng tạo, độc đáo

4. Xử lý mọi việc dễ dàng 

Khi bắt tay vào tổ chức chương trình, các doanh nghiệp nhận thấy:

• Việc sắp xếp thời gian, lịch trình chưa khoa học và hợp lý, gây gián đoạn công việc.
• Chương trình liên quan đến nhiều bộ phận do khối lượng công việc nhiều, với nhiều công đoạn khác nhau.
• Kế hoạch chắp vá, nhiều bảng phân công công việc bị chồng chéo.

Nhưng khi thuê các đơn vị tổ chức, công việc sẽ được đảm nhiệm họ biết đặt hàng như thế nào, phân chia thời gian ra sao,…. Và khách hàng luôn được kiểm duyệt mọi thứ từ bản thiết kế, kịch bản chương trình, đến chất liệu thi công, nghệ sĩ biểu diễn. Ngoài ra, vì là đơn vị thường xuyên tổ chức sự kiện trong ngành nên họ có sự am hiểu và nhiều mối quan hệ trong việc kết nối, liên hệ nhà cung cấp, xử lý trọn vẹn và kịp thời các việc phát sinh trong khi sự kiện.

5. Giảm thiểu chi phí 

Để tổ chức một sự kiện, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải chi trả rất nhiều khoản phí như thi công lắp đặt, trang trí, quà tặng, địa điểm,… Nếu không biết rõ giá cả, rất dễ bị mua phải sản phẩm mà chất lượng sản phẩm chưa chắc đã vừa ý, có khi phát sinh những khoản tiền “không tên”. Chưa kể đến việc phải ngập trong đống giấy tờ, hóa đơn tài chính, mỗi nơi lại có những yêu cầu thanh toán khác nhau.

Ảnh 3. Làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện luôn được giá tốt

Các đơn vị tổ chức sự kiện thì thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp nên họ thường có chính sách giá cả, chất lượng dịch vụ tốt, đa dạng nhà cung cấp và đưa ra mức chi phí hợp lý nhất cho các tổ chức thuê dịch vụ. Hơn nữa tổ chức, doanh nghiệp sẽ được tư vấn chính xác chi phí cần đầu tư cho sự kiện ngay từ ban đầu, tổng dự toán ngân sách cần có theo từng kịch bản sự kiện. Việc cần làm chỉ là tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đàm phán, thực hiện, kiểm soát dịch vụ, thanh toán theo biên bản xác nhận dịch vụ với một nơi duy nhất.

6. Year End Party – ngày lễ của tất cả mọi người 

Thay vì phải vất vả chuẩn bị, phải căng thẳng cho sự kiện Year End Party hoặc lo lắng những sự cố có thể xảy ra bất kỳ lúc nào thì hãy tìm kiếm một công ty dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín để Year End Party chỉ là:

• Thời gian để các thành viên trong tổ chức được bên nhau, cùng nhìn lại năm qua với khó khăn, thách thức và kỷ niệm vui buồn.
• Chúc mừng những cá nhân xuất sắc, các phòng ban, bộ phận vượt chỉ tiêu.
• Cùng cụng ly chào năm mới với đồng nghiệp, gia đình và chúc nhau những điều tốt đẹp, hướng tới một năm mới thắng lợi và thành công.

Ai cũng có quyền được tận hưởng một bữa tiệc trọn vẹn, việc của tổ chức, doanh nghiệp chỉ nên là chọn trang phục như thế nào? Đi cùng ai?… để được tận hưởng bữa tiệc Year End Party đặc sắc, hoành tráng và chuyên nghiệp.

Ảnh 4. Ai cũng có quyền được tận hưởng một bữa tiệc trọn vẹn

LỜI KẾT

Với gần 30 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, du lịch và lữ hành, Lửa Việt có hơn 1.000 nhà cung cấp trên toàn quốc về các dịch vụ phòng họp, lưu trú, ăn uống, xe cộ, MC chương trình…; đồng thời chúng tôi có đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, kĩ năng tốt, chúng tôi cam kết hoàn thành sự kiện của Quý đơn vị thành công và mang đến không khí đầm ấm, hạnh phúc, trọn vẹn.

Còn thời điểm nào thích hợp để bắt đầu chuẩn bị cho YEAR END PARTY hơn hôm nay phải không nhỉ? Dịp cuối năm này, hãy để Lửa Việt đồng hành cùng quý đơn vị để có thể tạo nên một sự kiện cuối năm thật đáng nhớ và ấn tượng nhé!